Okres wakacyjny bądź świąteczny wiążę się zazwyczaj ze wzmożoną ilością składanych wniosków urlopowych. Nawet najmniejszy pracodawca może miewać problemy z rozliczaniem i udzielaniem urlopów swoim pracownikom, gdyż wymaga to sporo formalności.
W momencie, kiedy przedsiębiorstwo się rozrasta i pracowników jest coraz więcej, nie ma możliwości papierowo zarządzać urlopami, wymagałoby to zbyt wiele czasu i powodowałoby ogromny chaos. W dzisiejszych czasach wykonywanie większości kadrowych i płacowych spraw ułatwiają specjalnie przystosowane aplikacje oraz programy komputerowe. W jaki sposób efektywnie i skutecznie zarządzać urlopami pracowniczymi?
O czym należy pamiętać przy udzielaniu urlopów?
Udzielenie urlopu pracownikowi zaczyna się od złożenie wniosku urlopowego, który przechodzi niekrótką drogę, aby został zaakceptowany i wymaga zaangażowanie czasem nawet kilku osób. Wniosek trafia do bezpośredniego przełożonego pracownika, a ten musi dokładnie zweryfikować termin i długość urlopu, dostępność ewentualnie wymaganego zastępstwa na czas nieobecności pracownika, formalne możliwości skorzystania z urlopu (czy przysługuje i w jakim wymiarze). Przy większej ilości pracowników bądź skomplikowanej strukturze organizacyjnej jednostki, nie sposób prowadzić ewidencję urlopów ręcznie, gdyż takich wniosków może rocznie wpływać nawet kilkaset. Prawidłowy przepływ informacji i skróconą drogę udzielania wniosków urlopowych może poprawić wykorzystywanie dedykowanych programów komputerowych.
Sprawniejsze zarządzanie urlopami poprzez program komputerowy
Wykorzystanie specjalnych programów to skuteczne i szybkie zarządzanie urlopami pracowników. Na rynku dostępnych jest szereg aplikacji i programów, które zapewniają kompleksowe zarządzanie urlopami od złożenia wniosku, dokładną weryfikację dostępności urlopu, możliwości zapewnienia zastępstwa do akceptacji lub odrzucenia danego wniosku w ciągu kilku minut.
Terminarz urlopów
Aplikacje i programy ułatwiające skuteczne zarządzanie urlopami zazwyczaj posiadają terminarz, który udostępnia współpracownikom informację o urlopach innych osób z firmy lub danego działu. Taki przepływ informacji korzystnie wpływa na planowanie wolnych dni bądź jest przydatny w sytuacji, kiedy potrzebny jest pilny kontakt z daną osobą. Unika to często nieskutecznych prób skontaktowania się z pracownikami przebywającymi na urlopach. Ze strony pracodawcy taki kalendarz daje pełen obraz nieobecności pracowników i przyspiesza proces akceptowania bądź odrzucania wniosków. Takie narzędzie eliminuje problem nakładania się urlopów pracowników. Ponadto istnieje możliwość zsynchronizowania absencji pracowników z programami kadrowo-płacowymi, co usprawnia, np. naliczanie wynagrodzeń.
Wdrożenie programu
Podjęcie decyzji o usprawnieniu w planowaniu i ogólnym zarządzaniu urlopami w przedsiębiorstwie jest interesującą propozycją. Od podjęcia decyzji do wdrożenia usprawnień wystarczy zazwyczaj kilka dni. W zależności od wyboru programu bądź aplikacji możliwe jest zsynchronizowanie danych i obliczenie wymiaru przysługującego danemu pracownikowi wymiaru urlopu.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Tradycyjna, papierowa forma opiniowania wniosków to długi proces, oczywiście zależny od wielkości i polityki danej firmy. Pracownicy zazwyczaj nie kontrolują samodzielnie dostępności i wymiaru swoich dni urlopowych i często zasięgają takich informacji w dziale kadr. Im większe przedsiębiorstwo, tym więcej takich zapytań może się pojawiać. Dzięki systemom usprawniających ten problem może całkowicie zniknąć.
Wymiar urlopu jest dokładnie przedstawiony każdemu pracownikowi. Wysłanie wniosku ogranicza się do kilku kliknięć. Taki proces daje wymierne korzyści finansowe, a także ogranicza ilość zużytego papieru, dbając o ekologię. Automatyzacja procesu zarządzania urlopami pracowników przekłada się na znaczną oszczędność czasu,
Sprawna kontrola
Automatyzacja procesu zarządzania urlopami w firmie wpływa pozytywnie na sprawną kontrolę stanów urlopowych danych pracowników. Pozwala na stały monitoring statusów wniosków, ich odrzucanie oraz akceptowanie. Sprawna kontrola ogranicza ryzyko pomyłek podczas udzielania urlopów, takich jak wykorzystanie urlopu ponad wymiar czy jednoczesne udzielenie urlopu strategicznie ważnym pracownikom.
Skuteczne zarządzanie urlopami w firmie to bardzo istotny i strategiczny aspekt funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Sprawne zarządzanie nimi pozwala zachować prawidłowe funkcjonowanie jednostki i przejrzystość w planowaniu przysługujących pracownikom urlopów.