Wprowadzenie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) stworzyło nową rolę w organizacjach — inspektora danych osobowych (IOD). Kto to jest i jakie są jego zadania? Kiedy naprawdę warto zatrudnić inspektora ochrony danych? Zapraszamy do lektury!
Kto to jest inspektor danych osobowych?
Inspektor danych osobowych pełni kluczową funkcję w firmie, odpowiadając za zapewnienie ochrony danych osobowych. W praktyce oznacza to, że każda organizacja, która przetwarza dane — nawet te dotyczące pracowników — musi zadbać o ich bezpieczeństwo. Choć inspektor odpowiada za nadzorowanie procesu ochrony danych, to ostateczną odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów ponosi administrator danych osobowych, czyli osoba lub podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych.
Zadania inspektora danych osobowych
Do głównych zadań inspektora danych osobowych należy organizowanie i nadzorowanie systemu ochrony danych w firmie, aby te były odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem czy naruszeniami. Inspektor ma na celu minimalizowanie ryzyka, jakie niesie za sobą utrata danych, np. wyciek informacji, który może prowadzić do poważnych strat wizerunkowych oraz nałożenia kar finansowych.
Przestrzeganie zasad RODO i dbanie o bezpieczeństwo danych to tylko część obowiązków inspektora. Musi on również dbać o odpowiednią realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane są przetwarzane. W jego gestii pozostaje również kwestia tego, by dane były gromadzone i przetwarzane zgodnie z zasadą minimalizacji — tylko w celu, który jest jasno określony i uzasadniony.
Kto zgłasza inspektora ochrony danych – podmioty zobowiązane do wyznaczenia IOD
Warto podkreślić, że powołanie inspektora ochrony danych jest dobrowolne. Istnieją jednak określone sytuacje, kiedy przedsiębiorstwa mają ustawowy obowiązek zatrudnienia takiej osoby. Można wymienić 3 grupy podmiotów, które są zobowiązane prawnie do wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD).
-
Przede wszystkim są to organy i instytucje publiczne. Należą do nich jednostki sektora finansów publicznych m.in. administracja rządowa, urzędy, jednostki organizacyjne, jednostki oświaty, kultury, sądy, ZUS, NFZ, a także instytuty badawcze i Narodowy Bank Polski.
-
Kolejną grupą są podmioty, których działalność opiera się na monitorowaniu danych osobowych na dużą skalę, w tym firmy zajmujące się reklamą behawioralną, banki czy ubezpieczyciele.
-
Ostatnią grupę tworzą podmioty przetwarzające na dużą skalę dane poufne np. dane medyczne.
Kiedy zatrudnić inspektora danych osobowych?
Choć nie każda firma, która przetwarza dane, musi powoływać inspektora, to warto rozważyć jego zatrudnienie. Jest to szczególnie istotne, jeśli przetwarzanie danych staje się bardziej zaawansowane, systematyczne lub wiąże się z wyższym ryzykiem. Należy pamiętać, że inspektor ochrony danych nie tylko pomaga w przestrzeganiu przepisów, ale także chroni organizację przed konsekwencjami nieprzestrzegania prawa.
Jak zgłosić inspektora danych osobowych?
Zgłoszenie inspektora danych osobowych wymaga kilku kroków. Przede wszystkim to administrator danych lub podmiot przetwarzający (np. firma, spółka, urząd) podejmuje decyzję o powołaniu inspektora. W przypadku podmiotów kolegialnych (np. spółek czy instytucji publicznych), decyzję w tej sprawie podejmuje uprawniony organ (np. zarząd).
Po powołaniu inspektora należy zgłosić go do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w ciągu 14 dni. Zgłoszenie odbywa się elektronicznie, za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego na stronie UODO. Ponadto podmiot wyznaczający inspektora ma obowiązek opublikować tę informację na swojej stronie internetowej, a w przypadku jej braku — w miejscu dostępnym w siedzibie działalności.