1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców w Polsce. W związku z powyższym, już dziś warto rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowego systemu, tak aby sprawnie dostosować się do nadchodzących zmian i maksymalnie wykorzystać potencjał KSeF. Dowiedz się więcej na temat KSeF także na stronie CLPodatki.
1. KSeF – definicja i cele
KSeF to teleinformatyczny system zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową, który służy do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych e-faktur. Głównym celem systemu jest uszczelnienie systemu podatkowe, a przy okazji przyspieszenie procesów wystawiania i księgowania faktur, co ma z kolei przyczynić się do zwiększenia efektywności przedsiębiorstw.
2. Faktura ustrukturyzowana – co to jest?
Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura w formacie xml, która jest zgodna ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Wymagania dotyczące zawartości pól oraz ich formatów zostały określone w pliku xsd, jak na przykład sposób zapisu daty (RRRR-MM-DD), czy ograniczenia dotyczące wartości wprowadzanych do pól liczbowych.
3. Jak wystawić e-fakturę?
E-faktury można wystawiać za pomocą systemów księgowych oraz narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, a także za pomocą programów komercyjnych. Wystawione
e-faktury przesyłane są bezpośrednio do KSeF poprzez API. Podatnicy mają ponadto możliwość założenia indywidualnych kont w systemie, które można obsługiwać za pośrednictwem urządzeń mobilnych.
4. Uproszczenia wprowadzone przez KSeF
Wprowadzenie KSeF przyniesie wiele korzyści przedsiębiorcom, między innymi:
-
bezpieczne przechowywanie faktur w bazie danych Ministerstwa Finansów,
-
eliminacja potrzeby wystawiania duplikatów i przechowywania dokumentacji papierowej,
-
zniesienie obowiązku przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych,
-
szybszy zwrot VAT z 60 dni na 40 dni,
-
przyspieszenie wymiany danych między kontrahentami,
-
automatyzacja procesów księgowych,
-
redukcja liczby pomyłek dzięki wprowadzeniu automatyzacji w procesie księgowania.
KSeF gwarantuje również standaryzację we wzajemnych rozliczeniach i księgowaniu faktur w systemach finansowo-księgowych. E-faktury wystawiane są według ustalonego wzorca, co sprawia, że są łatwe w użyciu i przetwarzaniu.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzi istotne zmiany dla przedsiębiorców w Polsce, wpływając na sposób wystawiania i księgowania faktur. Zrozumienie sposobu funkcjonowania systemu oraz korzyści płynących z jego stosowania pozwoli przedsiębiorcom na pełne wykorzystanie potencjału systemu. W celu dostosowania wszystkich procesów płatniczych na czas w firmie, już dziś warto zainteresować się czym jest i jak działa KSeF.
Na zakończenie niniejszego artykułu chcielibyśmy podziękować Arkadiuszowi Łagowskiemu z kancelarii Chojnacka & Łagowski Doradcy Podatkowi za pomoc merytoryczną w przygotowaniu informacji na temat KSeF.
KSeF24.pl - monitorujemy proces wdrożenia KSeF w Polsce.