Wykonawca wnoszący odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej musi przekazać zamawiającemu odwołanie lub jego kopię – w formie odpowiadającej sposobowi wniesienia odwołania. Niedopełnienie tego obowiązku lub przekazanie dokumentów po terminie skutkuje automatycznym odrzuceniem odwołania, bez jego rozpoznania. Przekazanie może nastąpić także po godzinach pracy zamawiającego, byle przed upływem terminu. Domniemywa się przy tym, że odwołanie przesłane drogą elektroniczną dotarło do zamawiającego w odpowiednim czasie. Potwierdza to m.in. wyrok KIO z 23 marca 2017 r. (sygn. akt KIO 489/17).
Dowód przekazania odwołania – istotny element formalny
Wraz z wniesieniem odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej wykonawca zobowiązany jest do załączenia dowodu przekazania odwołania lub jego kopii zamawiającemu. Dokument ten stanowi element niezbędny do nadania sprawie dalszego biegu. Brak dowodu nie powoduje automatycznego odrzucenia odwołania, jednak jest traktowany jako brak formalny. W takiej sytuacji Prezes KIO wzywa wykonawcę do jego uzupełnienia. Jeżeli wykonawca nie dopełni tego obowiązku w wyznaczonym terminie, odwołanie zostaje zwrócone, a wniesiona opłata podlega zwrotowi z rachunku urzędu.
Dla skuteczności przekazania duże znaczenie ma moment, w którym dokument został doręczony zamawiającemu. W przypadku korzystania ze środków komunikacji elektronicznej, potwierdzenie nadania wiadomości – np. potwierdzenie odbioru e-maila lub raport z systemu teleinformatycznego – może stanowić wystarczający dowód. Wykonawca musi jednak wykazać, że odwołanie do KIO dotarło do zamawiającego przed upływem terminu jego wniesienia lub że zamawiający miał realną możliwość zapoznania się z jego treścią.
Dobrą praktyką jest zabezpieczenie kilku rodzajów potwierdzeń: np. elektroniczne potwierdzenie nadania wiadomości, a także potwierdzenie jej odebrania przez adresata. Pozwala to zminimalizować ryzyko sporu co do skuteczności doręczenia. W sytuacjach niejednoznacznych – np. gdy zamawiający kwestionuje termin otrzymania odwołania – ciężar dowodu spoczywa na wykonawcy.
W 2024 roku do Krajowej Izby Odwoławczej wpłynęło ponad 3000 odwołań od wykonawców z całej Polski. Pokazuje to skalę problemu oraz rosnącą wiedzę prawną przedsiębiorców. Obrona interesów wykonawców w przetargach stała się ważnym elementem praktyki prawniczej w Polsce. Statystyki są optymistyczne. Duża część odwołań kończy się sukcesem wykonawcy, a to oznacza realną szansę na odzyskanie kontraktu lub wymuszenie zmiany nieprawidłowej decyzji.
Skutki nieprzekazania odwołania lub jego kopii zamawiającemu
Zaniedbanie obowiązku przekazania odwołania lub jego kopii zamawiającemu albo wykonanie tej czynności po upływie terminu przewidzianego na wniesienie odwołania skutkuje jego odrzuceniem przez KIO. Odrzucenie następuje niezależnie od zasadności zarzutów przedstawionych w odwołaniu. W takim przypadku wykonawca nie ma możliwości merytorycznego dochodzenia swoich roszczeń w toku postępowania odwoławczego.
Należy również pamiętać, że to wykonawca ponosi koszty postępowania w przypadku odrzucenia odwołania z przyczyn formalnych. Tym samym nieprawidłowe wykonanie obowiązku przekazania odwołania może skutkować zarówno utratą szansy na zmianę rozstrzygnięcia zamawiającego, jak i powstaniem dodatkowych obciążeń finansowych. Odpowiedzialność za spełnienie wymogu ciąży wyłącznie na wykonawcy – to on musi dopilnować, aby czynność została dokonana prawidłowo i w odpowiednim czasie. Zamawiający nie ma obowiązku podejmowania działań w celu ustalenia, czy jakiekolwiek odwołanie zostało wniesione.
Znaczenie przekazania odwołania w toku postępowania
Prawidłowe przekazanie odwołania lub jego kopii zamawiającemu ma bezpośredni wpływ na przebieg całego postępowania odwoławczego.
Zamawiający, otrzymując dokument, uzyskuje możliwość przygotowania odpowiedzi na postawione zarzuty, a także podjęcia decyzji o ewentualnym uwzględnieniu odwołania jeszcze przed rozprawą. Równolegle, przekazanie odwołania uruchamia obowiązki informacyjne po stronie zamawiającego wobec pozostałych wykonawców – w tym obowiązek zamieszczenia informacji o wniesionym odwołaniu na stronie internetowej, gdzie opublikowano ogłoszenie o zamówieniu.
W efekcie inni uczestnicy postępowania mogą rozważyć przystąpienie do sprawy przed KIO w celu ochrony własnych interesów. Daje to szerszy obraz sytuacji procesowej i pozwala Izbie na pełniejszą ocenę zarzutów oraz skutków potencjalnych rozstrzygnięć.
Zakaz zawarcia umowy – konsekwencje naruszenia
Szczególnie istotnym następstwem wniesienia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej jest zakaz zawarcia przez zamawiającego umowy w sprawie zamówienia publicznego do czasu zakończenia postępowania przed KIO. Zakaz ten obowiązuje od momentu wniesienia odwołania aż do ogłoszenia wyroku lub postanowienia kończącego sprawę. Skuteczność tego zakazu – a w konsekwencji możliwość późniejszego stwierdzenia nieważności umowy – zależy jednak od tego, czy odwołujący prawidłowo przekazał odwołanie zamawiającemu.
Jeśli wykonawca nie dopełni tego obowiązku, zamawiający, działając w przekonaniu, że nie wpłynęło żadne odwołanie, może zawrzeć umowę bez naruszenia prawa. W takiej sytuacji nie występują przesłanki do jej unieważnienia. Co więcej, zamawiający nie ma obowiązku samodzielnego sprawdzania, czy wniesiono odwołanie – ciężar informacyjny spoczywa wyłącznie na wykonawcy.
Spełnienie obowiązku przekazania zamawiającemu odwołania lub jego kopii w odpowiedniej formie i terminie jest niezbędne do skutecznego wniesienia odwołania do KIO. Niedopełnienie tej czynności prowadzi do odrzucenia odwołania, niezależnie od jego merytorycznej zasadności oraz może skutkować poważnymi konsekwencjami procesowymi i finansowymi. Wykonawca musi zatem wnieść odwołanie, ale również prawidłowo poinformować o tym zamawiającego, dokumentując ten fakt w sposób umożliwiający jego wykazanie przed Izbą.
Potrzebują Państwo wsparcia przy wniesieniu odwołania do KIO lub chcą upewnić się, że działania zamawiającego były zgodne z przepisami? Kancelaria Jarzyński Brzeziński Partners zapewnia doradztwo na każdym etapie postępowania – od wstępnej oceny sprawy po reprezentację przed Krajową Izbą Odwoławczą. Pomagamy wykonawcom skutecznie egzekwować ich prawa w postępowaniach przetargowych.
Jarzyński Brzeziński Partners – Odwołanie do KIO
ul. Jugosłowiańska 15b/40
03-984 Warszawa
[email protected]
+48 502 342 502
Oddział przy Krajowej Izbie Odwoławczej:
Adgar Plaza A
ul. Postępu 17a
02-676 Warszawa
(piętro 1)